A tecnologia que impacta os mais diversos segmentos da sociedade também está presente no ambiente educacional. Os avanços possibilitam uma série de novas possibilidades possam ser implementadas, não sem desafios. É o caso da secretaria digital, que ganha cada vez mais espaço nas Instituições de Ensino Superior. 

De modo geral, a secretaria digital é um sistema, uma espécie de plataforma, que possibilita que a instituição de ensino possa comandar e organizar todo o seu acervo acadêmico, que muitas vezes é composto por uma série de documentos, entre provas, relatórios, avaliações, matrículas, mapas de presença, documento financeiros, certificados, entre outros. 

Desse modo, a secretaria digital faz com que o consumo de papel seja reduzido de forma significativa, o que também impacta o meio ambiente. Além disso, esse tipo de implementação pode funcionar como integração entre as diversas instituições, podendo desta maneira facilitar o acesso, o download, upload e edição de documentos.  

Instituições de ensino que estão promovendo a utilização da secretaria digital estão em dialogo constante com a comunidade acadêmica para entender os caminhos de aperfeiçoamento da plataforma. A ideia é que o método possa servir alunos, docentes e colaboradores de maneira equilibrada e segura.

Até por isso, muitas instituições estão adequando normas internas com níveis de acesso para edição e visualização de documentos, com o objetivo de construir um ambiente educacional cada vez mais colaborativo. Em paralelo, são relações que se tornam cada vez mais rápidas e automatizadas. 

As mudanças promovidas pela secretaria digital estão em consonância com as medidas promovidas pela Portaria 315/18 do MEC (Ministério da Educação). A documentação do ministério previa a implementação da Portaria a partir de abril de 2018, com priorização do acervo acadêmico digital.

Diante de algumas dificuldades estruturais e financeiras, muitas instituições não conseguiram se adequar completamente. Por isso, o MEC instituiu uma nova portaria, a 332, no ano passado, estendendo o prazo de implementação desses serviços nos próximos 48 meses. 

De acordo com essa nova portaria, as instituições podem utilizar alguns sistemas já conhecidos na adoção do acervo digital. Destaque para GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Esse é sistema de secretaria digital que atua na digitalização e armazenamento do acervo acadêmico.

É preciso entender que a portaria do MEC não versa apenas sobre colocar os documentos no ambiente digital. É necessário assegurar sua integridade e segurança, promovendo confiabilidade no sistema de armazenamento. O MEC salienta que é preciso ter capacidade para os instrutores de gerenciar a base, sempre com acesso facilitado aos documentos.

Outra exigência que a Portaria prevê é a implementação de um comitê gestor. A equipe será responsável pela elaboração, implementação e acompanhamento da política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico. Há também a necessidade de que seja nomeado um responsável para responder criminalmente pelo acervo. 

O MEC já foi questionado diversas vezes sobre a implementação desse modelo de gestão. A pasta responde que o objetivo do método consiste em um processo de modernização do ensino. A secretaria acadêmica digital vai facilitar as operações do dia a dia, simplificando processos como requisições de documentos, assinaturas e tantos outros.

A ideia de digitalizar todo acervo acadêmico de uma instituição de ensino é também uma resposta ao número de fraudes no ensino superior. Como se sabe, a digitalização funciona para ajudar na melhora do ensino brasileiro. Sua praticidade e agilidade resultam em uma ação fundamental para melhorar a qualidade das instituições nacionais. 

De acordo com a Portaria 315, a SERES (Secretaria de Regulação e Supervisão da Educação Superior) é obrigada a supervisionar a adequação dos programas digitais. Em caso de não cumprimento das decisões do MEC relativas à portaria, as instituições podem sofrer sanções administrativas.